Tiến trình dự án- Những bước chính để thành công

Một trong những yếu tố chính tạo lên thành công là chia sẻ thông tin, nhất là khi dự án mở rộng sang những phạm vi và quốc gia khác. Lý tưởng nhất nên sử dụng phần mềm chung để ghi lại dữ liệu và lên lịch trình, các quá trình, quy trình và định dạng tài liệu chuẩn tương tự. Kết quả là taọ ra một ngôn ngữ chung giúp tiết kiệm nhiều thời gian.

I. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA DỰ ÁN

Quá trình quản lý dự án được thiết lập và cấu thành 06 giai đoạn với nhưng cột mốc quyết định:

Ý tưởng dự án
Xác định dự án
Hoạch định dự án
Thực hiện dự án
Kết thúc dự án
Đánh giá sau dự ánViệc sử dụng phương pháp này đảm bảo mọi dự án đều đi theo một quá trình hợp lý và dễ xem xét. Các giai đoạn thi theo trình tự và ở mỗi giai đoạn, bạn sẽ thực hiện các hoạt động cụ thể tạo ra giữ liệu cho việc xử lý quyết định. Hoạt động này thường được gọi là “Những giai đoạn chính” vì chúng có thể cấu thành một số công việc thật dự do nhiều cá nhân thực hiện.

Trong thực tế các giai đoạn này chỉ để thuận tiện cho bạn phân chia công việc thành các khối với trình tự xác định. Thực tế là không có dự án nào đi theo ròng chảy tiến độ chỉn chu và đơn giản như vậy mà không lặp lại nhiều lần. Vào bất kỳ giai đoạn nào, bạn cũng phải:

Điều chỉnh ý tưởng dự án.

Lên kế hoạch lại một phần công việc.
Điều chinh tiến độ.
Giải quyết vấn đề.
Thực hiện kế hoạch khôi phục- Để khôi phục thời gian đã mất.
Lên kế hoạch dự phòng- Trong trường hợp một phần việc rủi ro bị lệch hướng.

II. CÁC CỔNG GIAI ĐOẠN

Quá trình ra quyết định chỉ có thể hoạt động hiệu quả với 2 thành phần chính:

Cổng giai đoạn: Cổng gia đoạn là mốc giao giữa các giai đoạn. Cổng giai đoạn chỉ được mở bằng quyết định của ban chỉ đạo, đôi khi tuỳ theo điều kiện công việc giai đoạn trước đã hoàn tất hay chưa? Một số công việc trong giai đoạn tiếp theo vẫn có thể được tiến hành.
Ban chỉ đạo: Là đội ngũ những nhà quản lý cấp cao, cũng là những người được bảo trợ dự án và chương trình, thường hội họp để xem xét lại tình hình về tất cả các chương trình và dự án đang triển khai. Ban chỉ đạo cũng phê duyệt nghiên cứu và đặt ra các tiêu chí. Đội ngũ này đưa ra quyết định sau cùng cho tất cả các dự án trong đó có tiến độ, trì hoãn, đình chỉ hoặc huỷ bỏ dự án. Không cá nhân nào được quyền làm trái quyết định của họ.

Cổng giai đoạn cho phép ban chỉ đạo:

Chứng thực dự án cần thiết
Xác nhận vẫn có thể chấp nhận được rủi ro
Xác định tiêu chí liên quan đến dự án khác
Chấp nhận bất kỳ chứng thực hay điều chỉnh nào trong bản đề xuất dự án kinh doanh.
Đưa ra quyết định ĐI TIẾP/ KHÔNG ĐI TIẾP

Tg: Toàn Bùi

Bình luận